Ein Betriebsausflug ist eine tolle Sache. Solche Events motivieren Mitarbeiter und fördern den Zusammenhalt im Team und sorgen für ein besseres Betriebsklima. Die Angestellten fühlen sich durch einen Betriebsausflug wertgeschätzt und bekommen die Gelegenheit, sich untereinander auch außerhalb des Firmenkontexts näher kennenzulernen und können über andere Themen sprechen, die nicht unmittelbar mit dem Unternehmen im Zusammenhang stehen.
Wer als Firmenchef einen Betriebsausflug plant, hat die Möglichkeit, personalisierte Notizbücher als Giveaway und Werbegeschenk an seine Mitarbeiter zu verschenken und sich positiv und nachhaltig bei seinen Mitarbeitern zu etablieren. Was jedoch ist bei einem Betriebsausflug zu berücksichtigen? Auch hierbei kommt es auf die richtige Planung an, damit der Betriebsausflug zu einem schönen und nachhaltigen Erlebnis wird.
So organisiert man einen perfekten Betriebsausflug
Wie bei jedem größeren Firmenevent kommt es auf das richtige Timing und eine akkurate Planung drauf an, damit der Betriebsausflug kein Blindflug wird. Diese Punkte sollten Firmenchefs oder das Eventmanagement der Firma beachten, damit der Betriebsausflug reibungslos von Statten geht.
Datum festlegen
Für einen Betriebsausflug sollte man das Datum so früh wie möglich bei einem Meeting vorschlagen, sodass sich alle Mitarbeiter darauf einstellen können. Je früher desto besser. Je mehr Mitarbeiter ein Betrieb beschäftigt, desto länger dauert die Planungsphase, um alle Mitarbeiter unter einen Hut zu bekommen. Wer nur eine überschaubare Anzahl an Mitarbeitern beschäftigt, kann in der Regel das Datum einige Monate im Voraus ansetzen. Ist im Betrieb ein Mitarbeiterpool von mehreren hundert Mitarbeitern vorhanden, sollte man das Datum ein Jahr im Voraus setzen.
Checkliste für den Termin
- Länge des Betriebsausfluges festsetzen (zwischen 2 Tagen und einer Woche)
- Hauptdatum und Alternativdaten zur Auswahl bereitstellen
- Excel-Tabelle bereitstellen, welche für „No-Go-Daten“ der Mitarbeiter steht
- Attraktives Datum wählen, an welchem die Mehrzahl der Mitarbeiter verfügbar ist
- Steht das Datum fest, dieses verbindlich in der Agenda der Mitarbeiter blockieren lassen.
Location für den Betriebsausflug wählen
Steht der Termin für die Betriebsreise fest, sollte man sich an die Auswahl der richtigen Location setzen. Diese Checkliste sollte dabei helfen, die wichtigsten Aspekte zu berücksichtigen:
Checkliste für die Location
- Wetterverhältnisse (Sommerausflug oder Winterausflug)
- Dauer der Reise und ihre Umsetzbarkeit, die mit den betrieblichen Zielen der Produktivität vereinbar sein sollte
- Ist ein Reisevisum für die Beteiligten erforderlich?
- Ist WLAN in den Unterkünften vorhanden?
- Gibt es in den Unterkünften eine sicheren VPN-Verbindung?
- Dürfen Lebensgefährten und Kinder mitreisen?
Buchung von Flügen und Unterkünften
Für mehr als 100 Personen einen Flug und Unterkünfte zu buchen, kann ganz schön stressig werden. Hierbei kann man als Firmenchef auf ein Reisebüro zurückgreifen oder diese Aufgabe firmenintern ans eigene Eventmanagement delegieren. Diese Abteilung ist nun gefordert, die besten Unterkünfte nach Preis-Leistung herauszufiltern und Angebote einzuholen. Telefonate und Schriftverkehr ist erforderlich, um das Projekt „Betriebsausflug“ zu koordinieren. Je früher man sich darum kümmert, desto bessere Konditionen erhält man in aller Regel, als wenn man „Last-Minute“ buchen würde.
Aktivitäten planen, die auf betriebliche Ziele hinarbeiten
Für viele Konzerne, Unternehmen und Firmen ist ein Betriebsausflug eine Mischung aus Belohnung für die geleistete Arbeit und auch ein Brainstorming zugleich. Im Rahmen des Betriebsausfluges sollten sich Mitarbeiter nicht nur auf eine gemütliche und schöne Zeit des betriebsfinanzierten Urlaubes einstellen, sondern auch bereit sein, Aktivitäten durchzuführen, die zum Brainstorming anregen. In einer lockeren Atmosphäre lässt es sich gewissermaßen leichter nachdenken, was man vor Ort optimieren könnte.
Betriebsausflüge verbinden Menschen miteinander
Falls der Betriebsausflug reinen Erholungszwecken dient und für den Aufbau einer Firmenkultur förderlich sein soll, ist man gut beraten, Wanderungen, gemeinsame sportliche Aktivitäten und gemütliche Abendessen zu organisieren, die das Kennenlernen aller Beteiligten fördern.
Förderung der Innovation
Auch in fremden Ländern ist es möglich, sein Team kreativ zu fördern. In jedem Land kann man Coworking-Spaces anmieten, um mit dem Team Arbeitseinheiten einzuplanen und Firmenziele neu zu definieren.
Förderung der gesteigerten Kommunikation
Falls es im Team zu Unstimmigkeiten am Standort gekommen ist, bietet ein Betriebsausflug die perfekte Gelegenheit, kleine Arbeitsgruppen zu bilden. Jedes Team muss durch Teamwork an einem Ziel (Rätsel lösen in einem Escape Room oder firmenbezogene Tasks und Challenges) arbeiten, welches nur durch gemeinsames Zusammenarbeiten zum Erfolg führt. Dies stärkt den Teamgeist, baut Konflikte ab und regt zur Selbstreflexion an.
Einplanung von Entspannungszeiten
Man sollte als Firmenchef keinen durchstrukturierten Betriebsausflug planen. Schließlich sollen sich die Mitarbeiter auch erholen und Kraft tanken, um neue Produktivität an den Tag zu legen. Ein zu durchstrukturierter Betriebsausflug erschöpft die Mitarbeiter eher, als dass sie sich erholen können. Deshalb ist ein gewisses Maß an Freizeit wichtig, damit sich die Teamies in ihren Zimmern zurückziehen können oder eigenständig die Umgebung erkunden können. Eventuell will man als Angestellter auch nicht 24/7 mit der Firma auf engstem Raum zusammenkleben.
Feedback einholen
Nachdem der Betriebsurlaub vorüber ist, sollte man alle Teilnehmer per E-Mail um ein Feedback bitten. Dabei hat Raum, was sehr gut war und was verbesserungswürdig wäre. Somit kann man abschätzen, was man beim nächsten Ausflug besser planen könnte. Eventuell erstellt man hierzu einen Fragebogen für alle Mitarbeiter mit Zufriedenheitsskalen.